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Políticas de tratamiento de la información

Políticas de tratamiento de la información que serán aplicables a los datos personales y forma de acceder a las mismas:

La sociedad Promociones San Andrés ltda. En desarrollo de su objeto social, establece relaciones comerciales y celebra diversidad de contratos con personas naturales y jurídicas, que hacen necesaria la creación de bases de datos que permitan la planeación, administración, desarrollo y ejecución de dichas relaciones o contratos, así como el cumplimiento de los derechos y obligaciones que nacen de la relación comercial o contractual respectiva.

Igualmente, la sociedad Promociones San Andrés ltda., realiza actividades de mercadeo, promoción y publicidad de los servicios que ofrece y de los eventos que realiza, información que es dada a conocer a las personas que se encuentran en la base de datos de Promociones San Andrés ltda. Mediante el envío de correos electrónicos, publicación de las mismas en las redes sociales o el envío de comunicaciones a las direcciones físicas reportadas en las bases de datos.

Finalmente promociones Promociones San Andrés ltda. Algunas veces realiza entre sus usuarios, clientes y/o proveedores, encuestas  que le permitan evaluar la calidad de sus servicios, para medir el conocimiento que estos tienen de los servicios que ofrece y/o realizar estudios internos para efectos de mercadeo y venta de sus servicios.

Promociones San Andrés ltda., como responsable y encargado del tratamiento de datos personales y dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley 1.581 del año 2.012 y el decreto 1.377 del año 2.013, establece las siguientes políticas de tratamiento de la información que aplicará a los datos personales que recolecte en sus bases de datos, así:

I. Datos del responsable y encargado del tratamiento de datos personales:

Los datos del responsable y encargado del tratamiento de datos personales son los siguientes:

II. Recolección de datos personales y autorizacion del titular:

La recolección de datos personales que efectúe Promociones San Andrés ltda. Se limitará exclusivamente a aquellos datos personales que sean necesarios, pertinentes y adecuados, según las finalidades previstas en el punto III de las presentes políticas de tratamiento.

Para el efecto, Promociones San Andrés ltda., al momento de recolectar los datos personales del titular, le solicitará autorización para el tratamiento de los mismos, informándole los datos personales que serán recolectados, así como las finalidades específicas del tratamiento, solicitud a la cual se acompañará el formato de autorización que debe diligenciar y suscribir el titular, de manera que quede prueba de la autorización. 

En ningún caso, Promociones San Andrés ltda., hará tratamiento de datos personales sensibles, entendiéndose como tales aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, según lo dispone el artículo 5 de la ley 1.581 de 2.012, las normas que los adicionen, modifiquen complementen o sustituyan.

Así mismo, Promociones San Andrés ltda. No hará tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.

III. Finalidades del tratamiento de los datos personales:

El tratamiento que Promociones San Andrés ltda. Dará a los datos personales del titular consistirá en la recolección, procesamiento, almacenamiento, conservación, actualización, modificación, rectificación, supresión y/o uso de sus datos personales, para los fines siguientes:

  1. Para que Promociones San Andrés ltda. Pueda planear, administrar, desarrollar y ejecutar las relaciones comerciales y/o contratos, verbales o escritos, existente con usted o las (los) que llegaren a celebrarse en un futuro.
  2. Para que Promociones San Andrés ltda. Pueda dar cumplimiento a las obligaciones que se deriven de cualquier relación comercial y/o contractual, verbal o escrita, existente con usted y las (los) que llegaren a celebrarse en un futuro.
  3. Para que Promociones San Andrés ltda. Pueda ejercer los derechos que le corresponden derivados de cualquier relación comercial y/o contractual, verbal o escrita, existente con usted y las (los) que llegaren a celebrarse en un futuro.
  4. Para que Promociones San Andrés ltda. Pueda informarle o notificarle sobre cualquier asunto relacionado con la relación comercial y/o contractual, verbal o escrita, existente con usted y las (los) que llegaren a celebrarse en un futuro, o darle información que deba ser conocida o implementada por usted en virtud de la relación comercial y/o contractual, verbal o escrita, existente con Promociones San Andrés ltda.
  5. Para atender oportunamente sus peticiones, solicitudes y/o reclamos.
  6. Para que Promociones San Andrés ltda. Pueda informarle acerca de todos los servicios que ofrece y las promociones, ofertas y eventos que realice.
  7. Para que Promociones San Andrés ltda. Pueda realizar encuestas de calidad de los servicios ofrecidos o que le permitan determinar el conocimiento que usted tiene de los servicios que ofrece la compañía y/o para realizar estudios internos para efectos de mercadeo y venta de sus servicios.

IV. Derechos que le asisten al titular de los datos:

Los derechos que le asisten a los titulares de los datos personales objeto de tratamiento por parte de Promociones San Andrés ltda., son los siguientes:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Promociones San Andrés ltda., derecho que se podrá ejercer, entre otros, cuando existan datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos que no hayan sido autorizados o estén expresamente prohibidos.
  2. Solicitar a Promociones San Andrés ltda. Prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de los datos personales, salvo en aquellos casos en que no se requiera de la autorización del titular, según lo dispone el artículo 10  de la ley 1.581 de 2.012 y las normas que lo adicionen, modifiquen, complementen o sustituyan.
  3. Solicitar a Promociones San Andrés ltda. Información sobre el uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1.581 del 2.012 y las demás normas que la adicionen, modifiquen, complementen o sustituyan.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales, cuando Promociones San Andrés ltda., en el tratamiento de los datos personales, no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales del titular.
  6. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de Promociones San Andrés ltda. Al menos una (1) vez cada mes calendario o cuando Promociones San Andrés ltda. Realice modificaciones sustanciales a las políticas de tratamiento de datos personales que motiven nuevas consultas.

V. Deberes de Promociones San Andrés ltda. Como responsable y encargado del tratamiento de la informacion:

Promociones San Andrés ltda. Como responsable y encargado del tratamiento de la información, tiene los siguientes deberes:

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
  2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular, en las condiciones previstas en la ley.
  3. Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley y de las políticas de tratamiento de la información.
  6. Tramitar las consultas y reclamos que le sean presentados.
  7. Informar al titular sobre el uso de sus datos.
  8. Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” o la leyenda “información en discusión judicial”, en los eventos previstos en la ley y en las políticas de tratamiento de la información.
  9. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la superintendencia de industria y comercio.
  10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella.
  11. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  12. Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.
  13. Los demás deberes previstos en la ley.

VI. Area responsable de la atencion de peticiones, consultas y reclamos:

En ejercicio del derecho que tienen los titulares de datos personales de conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de sus datos personales o de revocar la autorización otorgada a Promociones San Andrés ltda. Para su tratamiento, el titular de los datos personales podrá presentar peticiones, realizar consultas y/o efectuar reclamos ante la gerencia de Promociones San Andrés ltda.

Las peticiones, consultas y reclamos deberán hacerse por el titular en forma escrita, mediante comunicación que deberá ser remitida al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o a la siguiente dirección: avenida colombia no. 3-59, san andrés isla, ante la gerencia de Promociones San Andrés ltda.

VII. Procedimiento en el caso de consultas:

El titular de los datos personales podrá consultar la información personal que repose en la base de datos de Promociones San Andrés ltda., mediante solicitud escrita enviada al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o a avenida colombia no. 3-59, san andrés isla, gerencia, Promociones San Andrés ltda.

En la solicitud escrita de consulta el titular deberá indicar la dirección física y/o la dirección electrónica a la cual Promociones San Andrés ltda. Puede enviar la respuesta a su consulta.

Promociones San Andrés ltda. Dará respuesta a la consulta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recibo del correo electrónico o del recibo de la solicitud enviada por correo físico.

En el evento en que Promociones San Andrés ltda. No pueda atender la consulta dentro de dicho término, le informará por escrito al titular de los datos personales ésta circunstancia, expresando los motivos de la demora y la fecha en la cual le estará dando respuesta, la cual en ningún caso podrá exceder los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Promociones San Andrés ltda.a suministrará al titular toda la información sobre los datos personales que reposan en su base de datos.

VIII. Procedimiento en el caso de peticiones o reclamos:

El titular que considere que la información contenida en la base de datos de Promociones San Andrés ltda. Debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que considere que Promociones San Andrés ltda. Ha incumplido los deberes establecidos en la ley 1.581 de 2.012 y el decreto 1.377 de 2.013 y las normas que los modifiquen, adicionen, complementen o sustituyan,  podrán presentar reclamos o peticiones a Promociones San Andrés ltda. Mediante solicitud escrita que deberá enviarse al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.   o a la avenida colombia no. 3-59, san andrés isla, gerencia, Promociones San Andrés ltda.

El reclamo o petición deberá contener lo siguiente:

  1. La identificación del titular. El titular debe indicar su nombre completo y número de cédula de ciudadanía.
  2. En el evento en que el reclamo o la petición lo realice un causahabiente, el representante legal, un apoderado o se realice por estipulación a favor de otro o para otro, estos deberán acreditar la calidad en la que actúan.
  3. Una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo o petición.
  4. Dirección de correo electrónico o dirección física donde Promociones San Andrés ltda. Pueda remitir al titular la respuesta al reclamo o la petición o en donde pueda solicitar al titular se subsanen las fallas que pueda tener el reclamo o la petición.
  5. Los documentos que quiera hacer valer.

Si el reclamo o la petición resultan incompletos, Promociones San Andrés ltda., requerirá al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo o petición para que subsane las fallas que presente. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo o petición.

En el evento en que el reclamo o petición sea enviado a alguien que no sea competente para resolverlo, el funcionario que lo haya recibido dará traslado a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará de dicha situación al solicitante.

Una vez se reciba el reclamo o petición completo, Promociones San Andrés ltda. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo del mismo, incluirá en su base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, la cual se mantendrá en la base de datos hasta que el reclamo o petición sea decidido.

El reclamo será atendido y resuelto por Promociones San Andrés ltda. Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si Promociones San Andrés ltda. No pudiere atender y resolver el reclamo dentro de dicho término, le informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en la cual atenderá y resolverá su reclamo o petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando el reclamo o petición tenga como objeto la actualización de los datos personales, Promociones San Andrés ltda. Lo atenderá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si Promociones San Andrés ltda. No pudiere atender y resolver el reclamo o petición de actualización dentro de dicho término, le informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en la cual atenderá y resolverá su reclamo o petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

IX. Revocatoria de la autorizacion y/o supresion del dato:

El titular de los datos personales podrá, en cualquier tiempo, revocar la autorización otorgada a Promociones San Andrés ltda. Para el tratamiento de sus datos personales y/o solicitar a Promociones San Andrés ltda. La supresión de los mismos, mediante la presentación de un reclamo escrito, en la forma establecida en el punto viii de la políticas de tratamiento aquí previstas, salvo en aquellos casos en que el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, en cuyo caso no será procedente la revocatoria de la autorización o la solicitud de supresión del dato.

X. Cambios sustanciales en el contenido de las politicas de tratamiento de la informacion:

En el evento en que Promociones San Andrés ltda. Realice cambios sustanciales en el contenido de las políticas de tratamiento de la información, respecto de su identificación o de las finalidades del tratamiento de los datos personales que puedan afectar el contenido de la autorización, Promociones San Andrés ltda. Comunicará estos cambios a los titulares antes o más tardar en la fecha en que se vayan a implementar las nuevas políticas; y, procederá a solicitar una nueva autorización del titular cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.

XI. Procesos judiciales sobre datos personales:

En el momento en que cualquier autoridad competente notifique a Promociones San Andrés ltda. El inicio de procesos judiciales relacionados con la calidad de los datos personales, Promociones San Andrés ltda. Insertará en sus bases de datos la leyenda “información en discusión judicial” y se abstendrá de circular la información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenando por la superintendencia de industria y comercio.

XII. Tiempo de conservación de los datos y supresión de los mismos:

Una vez el titular de los datos personales autorice a Promociones San Andrés ltda. El tratamiento de sus datos personales, la compañía procederá a recolectarlos y los procesará de manera que estos puedan ser almacenados y conservados en su base de datos y los pueda utilizar para las finalidades previstas en el punto iii de las presentes políticas de tratamiento de la información.

Promociones San Andrés ltda. Conservará los datos personales del titular únicamente durante el tiempo que sea razonable y necesario para dar cumplimiento a las finalidades que dieron origen a su tratamiento, salvo que por razones administrativas, contables, fiscales, jurídicas o históricas, o para el cumplimiento de una obligación legal o contractual, o por existir disposición legal que así lo exija, los datos deban ser conservadas por un término mayor.

Una vez se cumplan las finalidades que dieron origen al tratamiento de los datos personales y siempre que no existan razones administrativas, contables, fiscales, jurídicas o históricas que hagan necesaria la conservación de los datos personales o la obligación legal o contractual de conservarlos, Promociones San Andrés ltda. Procederá a suprimir los datos personales del titular de su base de datos.

El tratamiento, conservación y supresión de los datos personales por parte de Promociones San Andrés ltda. Se sujetará a las instrucciones que para el efecto imparta la superintendencia de industria y comercio.

XIII. Periodo de vigencia de la base de datos:

Los datos personales de los titulares permanecerán en la base de datos de Promociones San Andrés ltda. Mientras exista una relación comercial o contractual entre el titular de la información y Promociones San Andrés ltda., o hasta la fecha en que el titular solicite la supresión de sus datos personales de la base de datos o lo ordene una autoridad competente; y/o, hasta la fecha en que las normas legales así lo exijan.

XIV. Fecha de entrada en vigencia de la politica de tratamiento de la informacion:

Las políticas de tratamiento de la información, contenidas en el presente documento entrarán en vigencia a partir del 30 de septiembre del año 2.013 y estarán vigentes hasta tanto Promociones San Andrés ltda. No las modifique, en cuyo caso, Promociones San Andrés ltda. Avisará a los titulares de los datos personales acerca de la (s) modificación (es) efectuada (s), antes o a más tardar el día de la implementación de las nuevas políticas.